ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA USUL VE ESASLAR

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç
MADDE 1- (1) Bu usul ve esasların amacı, İzmir Ekonomi Üniversitesi’ne bağlı Rektörlük, Fakülteler, Yüksekokullar, Meslek Yüksekokulları, Enstitü, Uygulama ve Araştırma Merkezleri ve idari birimlerde gerçekleşen işlemlerin sonucunda oluşan belgelerin; arşiv belgesi ve ileride arşiv belgesi haline gelecek arşivlik belgenin tespit edilmesi, düzenlenmesi, gerekli şartlar altında korunması, bilimsel ve yönetimsel amaçlı kullanımı, kaybının engellenmesi, saklanmasına gerek görülmeyen belgelerin ayıklanması, imhası; birim ve kurum arşivinin genel yapısı, çalışma yöntemleri, hizmet alanları ve arşiv niteliğindeki belgelerinin Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığına devrinin yapılmasına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam
MADDE 2- (1) Bu usul ve esaslar, İzmir Ekonomi Üniversitesi bünyesindeki bütün birimlerin bilgi ve belge yönetimi ile arşiv hizmet ve faaliyetlerini kapsar.

Dayanak
MADDE 3- (1) Bu usul ve esaslar, 28.09.1988 tarih ve 3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Belgenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun”a, 18 Ekim 2019 tarihli ve 30922 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” hükümleri ile 07.07.2020 tarih ve 51048475-010.04-5902 sayılı makam oluru ile yürürlüğe giren “Arşivlerde Gerçekleştirilecek Dijitalleştirme Faaliyetlerine Yönelik Usul ve Esaslar” hükmüne dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar
MADDE 4- (1) Bu usul ve esaslarda geçen;
a)Arşiv: İzmir Ekonomi Üniversitesi ve birimlerinde yapılan iş ve işlemler, haberleşmeler ile gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler neticesinde oluşan belgelerin barındırıldığı yerleri,
b)Arşiv belgesi: Son işlem tarihi üzerinden yirmi yıl geçmiş veya on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış bulunan ve günlük iş akışı içinde işlevi bulunmayan, varsa tâbi olduğu diğer mevzuatlar ile saklama planlarındaki saklama sürelerini tamamlayan, üretim biçimleri, donanım ortamları ne şekilde olursa olsun geleceğe, tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, biyografik, jeolojik ve teknik herhangi bir değer olarak intikal etmesi gereken ve bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş belgeyi,
c)Arşivlik belge: Zaman bakımından henüz arşiv belgesi niteliğini taşımayan veya bu süreyi doldurmasına rağmen güncelliğini kaybetmeyen, hizmetlerin yürütülmesi açısından elde bulundurulması gereken her türlü belgeleri,
ç)Ayıklama: Arşiv belgesi ile cari işlemleri çerçevesinde bir değere sahip olduğu halde hukuki değerini ve delil olma özelliğini kaybetmiş, gelecekte herhangi bir nedenle kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen her türlü belgenin birbirinden ayrımı ile ileride arşiv belgesi vasfını kazanacak olan arşivlik belgenin tespiti işlemini,
d)Ayıklama ve İmha Komisyonu (AİK): Kurumda gerçekleştirilecek ayıklama ve imha süreçlerini yönetmek ve yürütmek üzere alanda bilgi sahibi personelden oluşturulan komisyonu,
e)Başkanlık: Türkiye Cumhuriyeti Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı’nı,
f)Belge: İzmir Ekonomi Üniversitesi birimlerinin ve işlemleri sonucunda üretilen, üretim şekilleri ve donanım ortamları gözetilmeksizin bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik kaydını,
g)Belge hiyerarşisi: Belgenin ait olduğu kurum, birim, klasör, dosya ile belge bileşenlerinin genelden özele doğru bütününü,
ğ)Belge yönetimi: Elektronik ve fiziksel belgelerin üretiminden itibaren belirlenen ölçütler çerçevesinde değerlendirme, düzenleme, ayıklama ve hizmete sunma faaliyetlerinin gerçekleştirildiği süreç yönetim sistemini,
h)Birim: İzmir Ekonomi Üniversitesi bünyesindeki akademik ve idari birimleri,
ı)Birim arşivi: İzmir Ekonomi Üniversitesi ve birimlerinde gerçekleştirilen işlemler sonucunda oluşan, güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içinde işlevi bulunan ve kullanılan belgelerin ilgili birimlerince belirli bir süre saklandığı arşivini,
i)Birim belge yöneticisi: Belgelerin dosyalanması, saklanması, ayıklanması, tasfiyesi, hizmete sunulması ve kurum arşivine transfer işlemlerini yürütmek üzere her birimden belirlenen tam zamanlı çalışan bir personeli,
j)Değerlendirme: Belgelerin; idari, mali, yasal, tarihi ve oluşturma süreçlerindeki araştırma durumları dikkate alınarak kurum yetkilileri ile belge yöneticisi ve arşivciler tarafından karar verilmesi işlemini,
k)Dijitalleştirme: Basılı formatta bulunan belgelerin tarayıcı, kamera gibi cihazlar ve yenilikçi teknikler kullanılarak dijital ortama aktarılmasını,
l)Dosya kodu: Belgenin hangi dosya ile ilişkili olduğunu veya işlemi biten belgenin hangi dosya/klasöre konulacağını gösteren alfabetik, numerik, alfa-nümerik tanımlamayı,
m)Dosyalama: Dosya planı rehberliğinde konumlandırılması ve gerektiğinde tekrar başvurulmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemini, 
n)Dosya planı: Belgelerin verimli bir şekilde kullanılabilmesi, yönetilebilmesi, depolanabilmesini sağlayan ve konu/fonksiyon esasına göre oluşturulan sınıflandırma şemasını,
o)Elektronik arşiv: Her türlü bilgi ve belgenin elektronik ortamlarda bulunduğu ve erişim, saklama, tasfiye, transfer edilebilecek şekilde tutulduğu arşivi,
ö)Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): İdarenin faaliyetlerini yerine getirirken delil olabilecek her türlü belgelerin ayıklanarak içerik, üst veri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyarak belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemi,
p)İmha: Değerini kaybeden, kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen, arşiv belgesi veya arşivlik belge dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş belgelerin yok edilmesi işlemini,
r)Kurum: İzmir Ekonomi Üniversitesi’ni,
s)Kurum arşivi (Merkez arşiv): İzmir Ekonomi Üniversitesi’ne ait belgelerin birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı arşivini,
ş)Kurum belge yöneticisi: Kurumun genel bilgi ve belge yönetiminden sorumlu, kurum arşivinin sorumluluğunu üstlenmiş olan arşiv uzmanını,
t)Saklama planı: Üretilen belgelerin ve oluşan dosyaların birim/kurum arşivlerinde ne kadar süreyle tutulacağını ve her bir aşama sonunda ne tür bir işlemden geçirileceğini gösteren çizelgeyi,
u)Saklanmasına gerek görülmeyen belge: Bir değere sahip olduğu halde, zaman içerisinde kullanılmasına gerek görülmeyen, arşiv belgesi ile arşivlik belge dışında kalan belgeyi, 
ü)Standart Dosya Planı (SDP): İzmir Ekonomi Üniversitesi ve birimleri tarafından gerçekleştirilen kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin, üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla önceden hazırlanmış ve geliştirilen konu ve konu numaraları envanterini,
v)Tasnif: Arşivciliğin gerekli kurallarını yerine getirerek gerçekleştirilen arşiv belgelerinin düzenlenmesi sınıflandırılması çalışmalarını,
y)Üst veri: Belgenin özelliğini belirten veya tanımlayan unsurların her birini,
z)Vaka dosyası: Her bir işlem için açılan, yürütülen iş ve faaliyet ile ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu dosyayı,
aa)Yükümlü: 11 sayılı Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi kapsamında belirtilen İzmir Ekonomi Üniversitesi’ni 
ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM
Belgelerin Korunması, Belge Yöneticileri, Belgelerin Gizliliği ve Yararlanma ile Arşivlerin Oluşturulması

Belgelerin korunması 
MADDE 5- (1) Yükümlü,
a)Elinde bulundurduğu her türlü belgenin yangın, hırsızlık, rutubet, sıcaklık, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve haşeratın tahribatına karşı korunmasından ve mevcut asli düzenleri içerisinde muhafaza edilmesinden,
b)Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimî çalışır durumda bulundurulmasından,
c)Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv salonlarının dezenfekte edilmesinden,
sorumludur.

(2) Elektronik ortamda teşekkül eden ve/veya depolanan belgeler için her türlü afet, siber saldırı, yazılı/donanım kaynaklı ve olası diğer tehdit ve risklere karşı gerekli güvenlik önlemlerinin alınması ve olası belge kayıplarının engellenmesi amacıyla felaket kurtarma planlanmasının yapılması ve yürütülmesi ile yedekleme ünitesinin tesis edilmesinden yükümlü sorumludur.

(3) İzmir Ekonomi Üniversitesi’nde kapatılmış birimlerin belgeleri, eğer bu konuda başka bir birim görevlendirilmemişse, Kurum Arşivi’ne devredilir.

Belge Yöneticileri 
MADDE 6- (1) İzmir Ekonomi Üniversitesi’nin belge yönetimi ve arşiv hizmetlerini yürütmekle sorumlu olacak "Kurum Belge Yöneticisi” Kütüphane ve Dokümantasyon Müdürü tarafından görevlendirilir. Her birim için "Birim Belge Yöneticilerini” ilgili birim yöneticisi görevlendirir. Görevlendirilen “Birim Belge Yöneticileri” Kütüphane ve Dokümantasyon Müdürlüğüne bildirilir.

(2) Belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinin, bu usul ve esasların hükümleri ile arşivcilik metot ve tekniklerine uygun olarak yürütülebilmesi için gerekli olması halinde yeterli nitelik ve sayıda personel görevlendirilir.

(3) Belge yönetimi ile arşiv hizmetlerinin yürütülmesinde görev alacak personelde mesleki eğitim almış olanlara öncelik verilir.

(4) Yükümlü, belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinde görev alacak personelin mesleki bilgi ve becerilerinin geliştirilmesine yönelik tedbirler alır.

(5) Arşiv hizmet ve faaliyetleri, Kütüphane ve Dokümantasyon Müdürlüğü’nün gözetim ve denetiminde, arşiv konusunda eğitim görmüş personel tarafından yürütülür.

(6) Birim Belge Yöneticisi, ilgili birimdeki belgelerin dosyalanması, saklanması, ayıklanması, tasfiyesi, hizmete sunulması ve kurum arşivine transfer işlemlerini yürütmekle görevlidir.

(7) Kurum Belge Yöneticisi, arşiv belgesini teslim almak, saklamak, değerlendirip muhafaza etmek, gereksiz belgenin ayıklama yöntemini belirlemek ve elindeki belgeleri devamlı kullanılır durumda tutmakla görevlidir.

(8) Birimler tarafından üretilen ve Kurum Arşivi’ne devredilmesi gereken her türlü belge üniversitenin malıdır, özel mülkiyet konusu olamaz. Rektörlük bünyesinde kurulmuş ve lağvedilmiş birimlerin belgeleri, eğer bu konuda başka bir birim görevlendirilmemişse, Kurum Arşivi’ne devredilirler.

(9) Birimlerde üretilen arşiv belgeleri, belgenin güncelliğini kaybetmesine veya birimlerdeki saklama sürelerini doldurmasına kadar korunmak üzere birim arşivine; sürekli saklanmak veya Başkanlığa devredene kadar korunmak üzere kurum arşivine teslim edilir.

Belgelerin gizliliği ve gizliliğin kaldırılması
MADDE 7- (1) İşlem gördüğü dönemde gizlilik derecesi olan veya gizli kabul edilen ve halen bu özelliklerini koruyan belgeler, gizlilikleri kaldırılmadıkça bu özelliğini muhafaza eder.

(2) Bu belgelere erişim, Rektör tarafından yetkili kılınan kişiler ve kurum belge yöneticisi ile sınırlıdır. Rektör, birim arşivleri ve Kurum Arşivi’nde bulunan ve gizli özelliği taşıyan veya taşımayan her türlü belgeden yararlanır. Ancak, gizli belgeyi devreden birim belge yöneticisi, yalnızca kendi birimine ait belgelerden gereksinim duyduğunda yararlanır. Diğer birimlerin gizli belgelerden yararlanmaları ise Rektörün iznine bağlıdır.

(3) Gizlilik dereceli arşiv belgesi, Kurum Arşivine ve Başkanlığa geçtikten sonra da gizli kalır. Bu çeşit arşiv belgesinin gizliliğinin kaldırılmasına, yükümlülerin görüşü alındıktan sonra Başkanlıkça karar verilir. Gizliliği kaldırılan arşiv belgelerine, "... tarih ve ... sayılı karar ile gizliliği kaldırıldı" ibaresi düşülür.

(4) Başkanlığa devredilen arşiv belgelerinin gizliliğini kaldırma iş ve işlemlerine yönelik hususlar, Başkanlıkça belirlenir.

Arşivlerden Yararlanma
MADDE 8- (1) Birimler, gerektiğinde görülmek veya incelenmek üzere kurum dışına çıkarılmamak kaydıyla arşivlerden belge alabilir. İncelemelerin ardından alınan belgeler alındığı arşive iade edilir.

(2) Arşivlerden belge talebi, bu usul ve esasların ekinde yer alan (EK-1) Belge/Dosya İstek Formunu düzenlenmek suretiyle yapılır.

(3) Arşivlerden alınan belgelerin, incelenme ve kullanım süresi, Kurum Arşivi tarafından belirlenir. Kurum Arşivi belge ödünç verme süresi bir haftadır. Bu süre, ihtiyaç halinde gerekçe gösterildiği takdirde uzatılabilir. Ödünç alınan belge, verilen ek süre dolduktan sonra iade edilmezse, iade etmeyen birim ve personele uyarıda bulunulur.

(4) Arşiv belgesi vasfını kazanmış belgelerin aslı, hiçbir sebep ve suretle kurum dışına verilemez. Ancak, Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde usulüne göre örnekler verilebilir. Kopya nüshaları (onaylı fotokopi) “Aslı Gibidir” yapılarak sunulur. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

(5) Elektronik ortamdaki belgelerden erişim yetkisi çerçevesinde yararlanılır. Erişim yetkisi bulunmayan belgelerden yararlanma talepleri ise Rektörün izni ile EBYS yöneticisi tarafından gerçekleştirilir.

(6) Arşivlerden yararlanmaya yönelik her türlü kayıt, düzenli bir şekilde 10 yıl süreyle Kurum Arşivi’nde tutulur. 

Arşivlerin oluşturulması
MADDE 9- (1) Yükümlü; Kurum Arşivi’ni kurmakla yükümlüdür.

(2) Arşiv belgeleri SDP ve sair mevzuat ile belirtilen süreler doğrultusunda muhafaza edilir.

(3) Birimler, ihtiyaç halinde güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içerisinde kullanılan belgelerin belirli bir süre muhafaza edileceği Birim Arşivlerini oluşturabilir.

(4) Arşiv mekânlarının oluşturulması ve düzenlenmesinde, TS13212 numaralı “Arşiv Mekanlarının Düzenlenmesi” standardı dikkate alınır.

(5) Elektronik ortamda bulunan her türlü bilgi ve belge; erişim, saklama, tasfiye ve transfer edilebilecek şekilde elektronik arşivlerde tutulur.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Dosyalama İşlemleri

Belgelere dosya kodu verilmesi
MADDE 10- (1) Dosya kodu, SDP kurallarına uygun olarak belirlenir.

(2) Belge, birden çok konuyu ihtiva etmesi durumunda yazının dosya kodu olarak ağırlıklı olan konuya ait dosya kodu tercih edilir. Bu gibi durumlarda yazının bir örneği, ilgili bulunduğu diğer dosyaya da konulabilir.

(3) Dosya planlarında, ayrıca tanımlanmış olsa dahi bir işlemin devamı veya parçası konumundaki yazılara, işlem bütünlüğünün bozulmaması amacıyla farklı bir dosya kodu verilemez.

(4) Gelen belgelerin verildiği dosya kodları, hazırlanacak cevabi yazılarda ve belgenin dosyalanmasında doğrudan referans alınmaz.

(5) EBYS Sistemlerinde dosya kodu zorunlu bir üst veri elemanı olarak yer alır.

Belgelerin dosyalanması
MADDE 11- (1) Konu dosya/klasörleri, her yıl kendi dosya kodlarını taşıyan belgelerin teşekkül etmesi halinde açılır ve yıl bitiminde kapatılır. İşlemleri uzun yıllar sürecek vaka dosyalarının kapatılmasında ise işlemin tamamlandığı yıl esas alınır.

(2)  Bir işlemle ilgili olarak oluşan tüm belgeler, işlemin başladığı belgeden sonuçlandığı belgeye kadar tarihsel bir düzen içinde ilgileri ve ekleri ile dosyalanır.

(3) Aynı dosya kodunu taşıyan belgelerin yoğunluğundan dolayı erişimin daha etkin sağlanabilmesi amacıyla dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise coğrafik, alfabetik veya kronolojik dosyalama yapılabilir.

(4)  Kendi özel koduyla açılan dosya/klasörlerde az sayıda belge birikmesi halinde, bu dosya/klasördeki belgeler, dosya kodunun bağlı olduğu üst dosya seviyelerinde veya “Genel” adlı dosya/klasörlerde birleştirilir. Birleştirme yapılan dosya/klasörlerin dosya etiketleri, yapılan işlem dikkate alınarak yeniden düzenlenir.

(5) Her dosya/klasör içerisine, içeriği belirlemeye ve belgelere hızlı erişimi sağlamaya yönelik olarak bu usul ve esasların ekinde yer alan (EK-2) “Dosya/Klasör İçerik Listesi” hazırlanarak konulur.

(6) Dosya/klasör içerik listesinin hazırlanmasında, her bir işlem bütününün en son işlem gören belgesi dikkate alınır. Listeleme işlemine, tarihsel sıralaması tamamlanmış dosya/klasörün en eski tarihli belgesinden başlanır.

(7) EBYS Sistemlerinde ise belgeler, tanımlandığı hiyerarşik yapı ve dosya kodlarına göre ait olduğu dosya/klasörlerde saklanır.

(8) Dosya kodları, dosyanın konusunu belirlemenin yanı sıra, depolandığı ortamlardaki yerini de belirleme özelliğine sahiptir.

(9) Film, fotoğraf, plak, ses ve görüntü bandı ve benzeri değişik tür ve çeşitteki belgelerin düzenlenmesi, farklı sistem ve işlemlere göre yapılabilir.

Dosya etiketi
MADDE 12- (1) Dosya/klasör üzerinde, bu usul ve esasların ekinde (EK-3) örnekleri yer alan "Dosya/Klasör Etiketi” üzerinde, "kurum adı/logosu", "birim adı/kodu", "dosya kodu", "konu adı", "yılı" gibi unsurlar bulunmalıdır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Belge Devir İşlemleri

Arşivlere devredilecek belgelerin hazırlanması
MADDE 13- (1) Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyalara/klasörlere birim belge yöneticileri tarafından “Uygunluk Kontrolü” yapılır. Uygunluk kontrolünde;
a)Birim arşivinde SDP’ye göre saklama süresini tamamlayan arşivlik belgenin, “Kurum Arşiv’e devredilecek olanlar” şeklinde birim belge yöneticisi tarafından ayrıştırılıp ayrıştırılmadığı,
b)Dosya/klasör içerisinde bulunan belgelerin, dosyalama kurallarına uygun olarak dosyalanıp dosyalanmadığı, devirleri arasında dosya numarasında bir atlama olup olmadığı,
c)Dosya/klasör içerisinde bulunan her ayrı işleme ilişkin belgenin, ekleri ile bir araya getirilip getirilmediği,
ç)Dosya/klasör içerisinde bulunan her ayrı işleme ilişkin belgelerin, en son işlem görmüş belge tarihi dikkate alınarak küçük tarihten büyük tarihe doğru tarihsel sıralamasının yapılıp yapılmadığı, sayfa ya da eklerin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığı, ciltlenmesi gerekenlerin ciltlenip ciltlenmediği, zarflanması gerekenlerin zarflanıp zarflanmadığı,
d)Dosya/klasör etiketlerinin düzenlenip düzenlenmediği,
e)Dosya/klasör içerik listelerinin hazırlanıp hazırlanmadığı, kontrol edilerek eksikleri varsa tamamlanıp tamamlanmadığı
kontrol edilir.

(2)İçerisinde tamamen veya kısmen “gizlilik derecesi” taşıyan dosya/klasör etiketi üzerine en yüksek gizlilik dereceli belgenin ibaresi yazılır. Gizlilik dereceli dosya/klasörler, arşivlerde tasnif ve yerleştirme sırasında normal belgeler gibi işleme tabi tutulur.

(3)Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ve birim belge yöneticisi ile yapılır.

(4)EBYS Sistemlerinde oluşan belgelerin doğru dosya kodu ile ilişkilendirilip ilişkilendirilmediği birim belge yöneticisi tarafından kontrol edilir, hatalı verilen dosya kodlarının doğru dosya kodları ile ilişkilendirilmesi sağlanır.

Belgelerin Arşivlere Devri
MADDE 14- (1) İşlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş dosya/klasörler, müteakip takvim yılının Şubat-Mart ayları içerisinde Kurum Arşivi planlaması kapsamında devredilir.

(2) Birim belge yöneticisi, Kurum Arşivi’ne devredecekleri belgeleri düzenli olarak ve her seferinde birden başlayan sıra numarası vererek bu usul ve esasların ekinde yer alan (EK-4) “Arşiv Belgesi Devir-Teslim Envanter Formu”na işler. İlgili envanter formları birim amirinin onayını müteakip bu usul ve esasların ekinde yer alan (EK-5) “Kurum Arşivi Devir- Teslim ve Envanter Tutanağı” düzenlenmesi suretiyle ilgili form ve tutanak ile kurum belge yöneticisine sunulur.

(3) İlgili form ve tutanaklar kurum belge yöneticisi tarafından kontrol edilip onaylanır ve belgeler teslim alınır.

(4)  Bir belgenin eki olmayan kitap, broşür, boş form ve benzeri materyal ile günlük iş akışı içinde sürekli kullanılan materyal, kişisel belge ve tezler arşivlere devredilmez.

(5)  Belgelerin devir işlemlerinde, birimlerle mutabakat sağlanarak belirli bir sıra uygulanır.

(6) Devir işlemlerinde, dosya/klasör içerik listeleri referans alınır.

Damgalama
MADDE 15- (1) Kurum Arşivi’ne devredilen belge, “İzmir Ekonomi Üniversitesi Kurum Arşivi” damgası ile damgalanır. 

(2) Damga, kâğıt evrakın ön yüz sağ üst köşesine, defterlerin iç kapağının ön yüz sağ üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sağ üst köşesine basılır. 

(3) Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv belgesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir. 

Arşivlerde düzenleme
MADDE 16- (1) Belgeler, arşivlerde işlem gördüğü tarihte meydana gelen yapısına uygun olarak organik metotla (Provenance Sistemi / Orijinal Düzene Saygı Prensibi) tasnif edilir ve asli düzeni bozulmadan muhafaza edilir. 

(2) Arşivlik belgenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu kurum, daire ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan belgeleri bir araya getirilir.

(3) Önce, her birim ve alt birimlere ait belgeler tek tek elden geçirilerek ayrıştırma işlemi yapılır. Birimlerin belgeleri işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir. Ayrıştırma işlemi kurumun teşkilat şeması doğrultusunda yapılır. Teşkilat şemasına göre, kurum, birim ve alt şubelerin teşkilat kodlarının ayrı ayrı tespit edilmesi işlemine geçilir. 

(4) Ayrımı yapılan belgeler, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleriyle birlikte bir araya getirilir. Belgeye ekli olan harita, plân, proje ve benzerleri, asıl belgelerden ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl belge ile ele alınır. 

(5) Daha sonra birimleri tespit edilmiş olan belgeler, kendi içerisinde “gün, ay ve yıl” sırasına göre kronolojik sıraya konur. Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan belgenin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır. Üzerinde yalnızca "ay"ı olup, günü belli olmayan belgeler, sıralamada, belgenin sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna, toplu olarak konulur. Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur. Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan belgeler de ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan belgeleri arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir.

(6) Birden fazla sayfadan ibaret olan belgenin dağılmasını önlemek ve kullanılmasını kolaylaştırmak için sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, belge birden başlamak üzere sıra numarası alır.

(7) Arşivlerde birimlere, belge yoğunluğu ve saklama sürelerinin uzunluğu dikkate alınarak yer ayrılır.

(8) Dosya/klasörler, bir “Yerleşim Planı” dâhilinde raflara yerleştirilir ve “Yerleşim Şeması” çıkartılır.

(9) Dosya/klasörlerin yerleştirilmesinde raflarda soldan sağa, gözlerde/bölmelerde ise yukarıdan aşağıya doğru sıra uygulanır.

(10) Arşivde yerleştirme işlemi, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlanmak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır.

(11) Yerleştirme işlemlerinde dosya kodları ve serileri dikkate alınarak, dosya/klasörler, küçük numaradan büyük numaraya doğru yerleştirilir.

(12) Bu yerleştirme işlemi, yalnızca klasik tip belge için söz konusu olup film, fotoğraf, plak, ses ve görüntü bandı ve benzeri değişik tür ve çeşitteki belgelerin türüne göre raf sistemleri kurularak yerleştirme işlemi yapılır.

(13) EBYS Sistemlerinde belgeler belge hiyerarşisi ve dosya bütünlüğü dikkate alınarak arşiv belgesi özelliği taşıyanların muhafaza, tasnif, devir ve benzeri arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler TS13298 numaralı “Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi” standardı dikkate alınarak uygulanır.

BEŞİNCİ BÖLÜM
Saklanmasına Gerek Duyulmayan Malzemelerin Ayıklama ve İmha İşlemleri

Ayıklama ve İmha Komisyonunun oluşturulması
MADDE 16– (1) Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için beş kişilik bir “Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur. Komisyon, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin başkanlığında, arşivden görevlendirilecek iki personel ile belgeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili birim amiri tarafından görevlendirilecek, bağlı olduğu birimin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilci olmak üzere beş kişiden oluşur.

Ayıklama ve İmha Komisyonunun çalışma esasları
MADDE 17– (1) Ayıklama ve İmha Komisyonu, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar.

(2) Komisyon, üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde ya da tereddüt halinde söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır.

(3) İmhası reddedilen belgeler, sonraki yıllarda ilgili komisyonca yeniden değerlendirilir.

Kurum Arşivinde ayıklama ve imha
MADDE 18- (1) Ayıklama ve imha işlemlerinde, eski yıllara ait belgelerin ayıklanmasına öncelik verilir.

(2) Saklanmasına gerek görülmeyen her türlü belgenin imhası, Ayıklama ve İmha Komisyonunun nihai kararı ile yapılır.

(3) EBYS Sistemlerinde yer alan e-arşivlerde saklanan belgelerin tasfiye işlemleri, saklama planına bağlı kalarak bu usul ve esasların hükümleri kapsamında sistem üzerinden yapılır.

Ayıklama işlemine tabii tutulmayacak belgeler
MADDE 19- (1) Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, mevzuat hükümleri ve saklama planlarına göre saklama süresini tamamlamayan, herhangi bir davaya konu olan belgeler, öngörülen saklama süresi tamamlanıncaya ve/veya dava sonuçlanıncaya kadar, ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamaz.

İmha listelerinin düzenlenmesi ve kesinlik kazanması
MADDE 20- (1)  İmha edilecek belgeler için bu usul ve esasların ekinde yer alan (EK-6) “İmha Listesi” hazırlanır. Aynı tür ve vasıfları haiz belge için, örneklerini saklamak suretiyle tür ve yılları gösteren imha listeleri düzenlenebilir.

(2)  İmha listelerinin her sayfası, Ayıklama ve İmha Komisyonunun başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

(3) Hazırlanan imha listeleri; Başkanlığın uygun görüşü alındıktan sonra, Rektör veya yetki verdiği kişinin onayını müteakip kesinlik kazanır.

(4) Onay işlemlerinde belgelerin ne şekilde imha edileceği hususu belirtilir.

(5) Ayıklama ve İmha Komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen belgeler, imha işlemleri kesinlik kazanıncaya kadar düzenli bir şekilde muhafaza edilir.

(6) İmha işlemi, bu usul ve esasların ekinde yer alan (EK-7) “İmha Tutanağı” ile tespit edilir.

(7) Hazırlanan imha listeleri, tutanakları ve bunlarla ilgili her türlü belge on yıl süreyle muhafaza edilir.

İmha Şekilleri
MADDE 21– (1) İmha edilecek belgeler, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde makinelerle parçalanır ve geri dönüşümde kullanılmak üzere değerlendirilir.

(2) Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş belgenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

(3) Elektronik ortamda üretilen belgelerin, SDP ve Kurumsal Saklama Planı’nda belirtilen süreler sonunda kurum belge yöneticisi gözetim ve denetiminde Bilgi Teknolojileri Daire Başkanlığı sistem yöneticisi ile AİK tarafından imha işlemleri yapılır.

(4)  E-Arşivlerde yer alan belgelerin imhası görülüp okunması ve kullanılması mümkün olmayacak şekilde sistemden çıkarılarak tasfiye edilir.

Üniversite ile Başkanlık Arasında İş birliği
MADDE 22- (1) Üniversite ayıklama ve imha işlemlerinde tereddüt ettiği konularda, Başkanlığın görüşünü talep eder.

ALTINCI BÖLÜM
Devlet Arşivleri Başkanlığına Yönelik İşlemler 

Devir işlemleri 
MADDE 23 – (1) Kurum arşivinde yapılacak ayıklama işlemleri sonrası, saklama planında arşiv belgesi olarak değerlendirilen belgeler Başkanlığa devredilmek üzere ayrılır.

(2) Ayıklama işlemleri sonrası yapısal bütünlüğü bozulan dosya/klasörler, dosya kodları dikkate alınarak yeniden dosyalanır.

(3) Başkanlığa devredilecek arşiv belgeleri, 13’üncü maddede belirtilen biçimde uygunluk kontrolünden geçirilir.

(4)  Aktif kullanım değerini yitiren, SDP kapsamında saklama süresini tamamlamış ve Başkanlığa devredilmesi gereken arşiv belgeleri
Devlet Arşivleri Başkanlığı’na Rektörlük onayı ile devredilir. 

(5) Devir- teslim işlemleri Başkanlığın belirlediği tarih aralığında yıllık olarak gerçekleştirilir. Devir işlemi kesinlik kazanan arşiv belgeleri, varsa özel tutulmuş kayıtları ve dijital görüntüleri ile en geç bir yıl içinde Başkanlığa devredilir.

(6) Başkanlığa devredilecek belgeler arasında fiziksel ve yapısal bakımdan farklılık varsa, bunların devir-teslim işlemleri ayrı ayrı listeler halinde gerçekleştirilir. 

(7) Devredilecek belgeler düzenli olarak ve her seferinde 1’den başlayan sıra numarası vererek bu usul ve esasların ekinde yer alan (EK-4) “Arşiv Belgesi Devir-Teslim Envanter Formu”na işlenir ve devir tarihi ve şekli belirlenmek üzere Başkanlığa bildirilir. Devredilecek belgeler Başkanlıkça yerinde incelenebilir.

(8) Arşiv Belgesi Devir- Teslim ve Envanter Formunda, devredilecek dosyaların niteliklerini tanımlayan bölümler kurum belge yöneticisi tarafından doldurulur, Rektörlük onayına müteakip devir-teslim işlemi gerçekleştirilir. 

(9) Bu usul ve esaslar kapsamına giren ve ilgili kanunlara göre suçta kullanıldığı anlaşılarak müsaderesine dair kararı kesinleşen her türlü belge, hükmün kesinleşmesini takip eden altı ay içinde Devlet Arşivleri Başkanlığı’na teslim edilir. 

(10) Elektronik ortamdaki arşiv belgelerinin belge hiyerarşisi ve üst verileri ile bağı korunur. Bu bağ oluşum aşamasında sağlanmamış ise sonradan kurulur. Konu dosyası olarak oluşturulanlar, konu kodları ve bu kodlar altında bulunan dosya serilerine göre, vaka dosyası olarak oluşturulanlar ise vaka dosya kodları ve klasör serilerine göre hazırlanarak Başkanlığın belirleyeceği usul ve esaslara uygun devredilir.

YEDİNCİ BÖLÜM
Çeşitli, Geçici ve Son Hükümler

Belgelerin Dijitalleştirilmesi
MADDE 24- (1) İşlem görmek üzere kâğıt ortamında gelen belgeler ekleri ile taranarak, işlem ve dosya bütünlüklerinin korunması amacıyla EBYS Sistemine dahil edilir.

(2) Dijitalleştirilen belgelerin elektronik ve fiziksel belgeler ile ilişkileri korunur.

(3) Gerekli görüldüğü durumlarda, arşiv belgesi özelliği taşıyan belgeleri tek nüsha olma özelliğinden kurtarmak, arşiv belgesi özelliği taşımayan sıklıkla kullanılan belgelerin yıpranmasını engellemek ve etkin kullanımını arttırmak amacıyla dijitalleştirilebilir.

(4) Sık kullanılmayan ve saklama planlarında öngörülen saklama süreleri sonunda saklanmasına gerek görülmeyip de imha edilecek belgeler, dijitalleştirme işlemine tâbi tutulmaz.

(5) Dijital görüntüler ile görüntülere ait üst verilerin ilişkisi korunur.

(6) Dijitalleştirme işlemleri birimlerin önerileri doğrultusunda Kütüphane ve Dokümantasyon Müdürlüğü koordinesinde kurumsal bütünlük içerisinde yapılır. Birimlerin bağımsız dijitalleştirme uygulamalarına izin verilmez.

(7) Dijitalleştirme işlemlerinde TS13298 numaralı “Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi” standardı ile Devlet Arşivleri Başkanlığı’nın 13.7.2020 tarih ve 51048475-010.08-E.7401 sayılı yazısı ile bildirilmiş olan “Arşivlerde Gerçekleştirilecek Dijitalleştirme Faaliyetlerine Yönelik Usul ve Esaslar” dikkate alınır.

(8) Dijitalleştirme işlemleri birim bazlı olarak en yakın tarihten başlanıp geriye dönük olarak uygulanır.

Dosya Planları ve Saklama Planları
MADDE 25– (1) Yükümlü; dosya planları ile saklama planlarını, Kütüphane ve Dokümantasyon Müdürlüğü koordinesinde hazırlamak ve Başkanlığın uygun görüşünü müteakip uygulamaya koymakla yükümlüdürler.

(2)  Dosya planı, kurumsal yapı ve kurumun fonksiyonları dikkate alınarak; saklama planı ise belgelerin idari, mali, hukuki ve tarihsel açıdan değerlendirilmesi neticesinde hazırlanır.

(3) Dosyalama işlemlerinde "Standart Dosya Planı” uygulanması zorunlu olup, dosya planına konu edilmeyen film, fotoğraf, plak, ses, görüntü ve sair belgeler için ayrıca saklama planı hazırlanır.

Denetim
MADDE 26– (1) Başkanlık, yükümlünün belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinin yürürlükteki mevzuat ve düzenlemelere uygunluğu ile Elektronik belge yönetim sistemlerinin belge yönetimi ve arşiv süreçlerine uygunluğunu denetler.

Belge Yönetimi ve Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu
MADDE 27- (1) Başkanlık tarafından belirlenen takvime uygun olarak belge yönetimi ve arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri Devlet Arşivleri Başkanlığı’nın belirlemiş olduğu form ve formatlara uygun olarak bu usul ve esasların ekinde yer alan (EK-8) “Belge Yönetimi ve Arşiv Hizmetleri Değerlendirme Formu” Kurum belge yöneticisi tarafından düzenlenerek, Rektörlük onayı ile Başkanlığa bildirilir.

Özel Arşivlerin Yurtdışına İzinsiz Çıkarılamayacağı
MADDE 28- (1) Özel Arşivler veya arşiv belgesi hüviyetindeki belgeler, her ne sebep ve suretle olursa olsun, toplu veya ayrı parçalar halinde yurt dışına izinsiz çıkarılamaz. Bu çeşit arşiv belgelerinin yurt dışına çıkarılabilmesi için gerekli izin, gerçek ve tüzel kişilerin talebi üzerine Başkanlıkça verilir.

Tereddütlerin Giderilmesi ve İş Birliği
MADDE 29- (1) Yükümlü, bu usul ve esasların hükümlerinin uygulanması ile ilgili olarak tereddüt ettikleri konularda Başkanlığın görüşünü talep eder.

Usul ve Esaslar Değişiklikleri 
Madde 30– (1) Bu usul ve esaslarda, İzmir Ekonomi Üniversitesi Senatosu kararıyla değişiklik yapılabilir.

Yürürlük
MADDE 31- (1) Bu usul ve esaslar, İzmir Ekonomi Üniversitesi Senatosu tarafından kabul edildiği tarihten itibaren yürürlüğe girer.

Yürütme
MADDE 32- (1) Bu usul ve esasların hükümlerini İzmir Ekonomi Üniversitesi Rektörü yürütür.

Ekler

EK-1: BELGE-DOSYA İSTEK FORMU
EK-2: DOSYA KLASÖR İÇERİK LİSTESİ 
EK-3: DOSYA KLASÖR ETİKETİ ÖRNEĞİ
EK-4:  ARŞİV BELGESİ DEVİR-TESLİM ENVANTER FORMU
EK-5:  KURUM ARŞİVİ DEVIR-TESLİM VE ENVANTER TUTANAĞI
EK-6: İMHA LİSTESİ
EK-7: İMHA TUTANAĞI
EK-8: BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV HİZMETLERİ DEĞERLENDİRME FORMU 

Bu usul ve esaslar, 28.01.2026  tarih ve 569 sayılı Senato kararı ile yürürlüğe girmiştir.