ERASMUS+ ve DİĞER ULUSLARARASI DEĞİŞİM PROGRAMLARI YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1 – (1) Bu yönergenin amacı Erasmus+ programı ile yurt dışındaki üniversitelerle imzalanan genel akademik protokoller kapsamındaki öğrenci/personel değişim programlarına ilişkin esasları düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2 - (1) Yönergede belirtilen esaslar; Erasmus+ programı ile yurt dışındaki üniversitelerle imzalanan genel akademik protokoller kapsamındaki öğrenci/personel değişim programlarına ilişkin süreci, ilgili birim ve kişilerin görev ve yetkilerini kapsar.

Dayanak

MADDE 3 -(1) Bu yönerge; Avrupa Komisyonu’nun belirlediği ve Erasmus+ Üniversite Beyannamesinde yer alan ilkelere, Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı (Türkiye Ulusal Ajansı) tarafından yayınlanan Erasmus+ Uygulama El Kitabı’nda belirlenen şartlara, yurt dışındaki üniversitelerle imzalanan genel akademik protokollerde belirtilen şartlara, İzmir Ekonomi Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği ile İzmir Ekonomi Üniversitesi Lisansüstü Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği’nde belirtilen kurallara ve ilgili YÖK mevzuatlarına dayanılarak hazırlamıştır.

Tanımlar

MADDE 4 - (1) Bu yönergede geçen;

a)Akademik birim; İzmir Ekonomi Üniversitesi’ne bağlı fakülte, enstitü, yüksekokul veya meslek yüksekokullarını,

b)AKTS; Avrupa Kredi Transfer Sistemi’ni

c)Erasmus+ Bölüm/Program Koordinatörü; İzmir Ekonomi Üniversitesinin önlisans, lisans ve lisansüstü programları için ilgili dekanlık/yüksekokul/meslek yüksekokulu/enstitü tarafından görevlendirilen Erasmus+ Bölüm/Program Koordinatörü’nü,

ç) (Değişik SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60) (Değişik 27.05.2019 364-B/2)Uluslararası Değişim Programları Seçim Komisyonu;   Rektör, Rektör Yardımcısı ve Erasmus+ Kurum Koordinatöründen oluşan, Erasmus+ ve diğer uluslararası değişim programlarından yararlanacak adayların seçimini gerçekleştiren komisyonu

d) (Değişik SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60) Genel Akademik Protokol; Erasmus+ programı dışında yurt dışındaki üniversitelerle imzalanan ikili akademik anlaşmayı,

e)İlgili fakülte/yüksekokul/meslek yüksekokulu/enstitü yönetim kurulu; İzmir Ekonomi Üniversitesi’ne bağlı fakülte, yüksekokul, meslek yüksekokulu ve enstitü yönetim kurullarını,

f) İYS; İngilizce Yeterlilik Sınavını

g)Öğrenci İşleri Müdürlüğü; İzmir Ekonomi Üniversitesi Öğrenci İşleri Müdürlüğü’nü,

ğ)Kurum Koordinatörü; İzmir Ekonomi Üniversitesi Erasmus+ ve diğer uluslararası değişim programlarından sorumlu Kurum Koordinatörü’nü,

h)Kurumlararası anlaşma; Erasmus+ Üniversite Beyannamesi sahibi en az iki kurum arasında Erasmus+ Programı kapsamında değişim faaliyetleri gerçekleştirmek için imzalanan anlaşmayı ifade eder.

ı)Rektör; İzmir Ekonomi Üniversitesi Rektörü’nü

i)Senato; İzmir Ekonomi Üniversitesi Senatosu’nu,

j)Türkiye Ulusal Ajansı; Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı’nı

k)Uluslararası İlişkiler Ofisi (UİO); İzmir Ekonomi Üniversitesi Uluslararası İlişkiler Ofisi’ni,

l) (Değişik SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60) Uygulama El Kitabı; Türkiye Ulusal Ajansı tarafından, ilgili yılın Erasmus+ Programı Faaliyetlerinin temel uygulama ilkelerini belirlemek üzere yayımlanan kaynak belgeyi,

m)Üniversite/İEÜ; İzmir Ekonomi Üniversitesi’ni

n)Yararlanıcı; Erasmus+ Programının alt faaliyetlerinin herhangi birinden yararlanan gerçek kişileri ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Yetkili Kişi ve Birimler

MADDE 5 - (1) Yetkili kişi ve birimler ile yetkileri aşağıda belirtilmektedir.

a. (Değişik SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60) Kurum Koordinatörü; (Değişik 27.05.2019 364-B/2)İEÜ UİO Müdürü, Erasmus+ ve diğer uluslararası değişim programları Kurum Koordinatörü olarak görev yapar. Erasmus+ ve diğer uluslararası değişim programları ile ilgili her konuda üniversite genelinde eşgüdümü sağlayarak ilgili kararların alınmasını ve yürütülmesini sağlar. Kurumlararası Erasmus+ anlaşmalarını, öğrenim anlaşmalarını, Üniversiteye yurt dışından gelen uluslararası değişim öğrencilerinin kabul mektupları ile katılım sertifikalarını, değişim programları kapsamında yurt dışına gidecek olan İEÜ öğrencilerinin partner üniversiteye ve diğer resmi makamlara sunulacak olan belgeleri imzalar.

 b. (Değişik SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60) Erasmus+ Bölüm/Program Koordinatörü; Üniversitenin önlisans/lisans/lisansüstü programlarının bölüm başkanları/ana bilim dalı başkanları Erasmus+ bölüm/program koordinatörü olarak görev yapar. İhtiyaç duyulması durumunda, ilgili dekanlık/yüksekokul/meslek yüksekokulu/enstitü onayıyla, Bölüm/Anabilim Dalı/Program Başkanı tarafından da Erasmus+ bölüm/program koordinatörü atanabilir. Erasmus+ bölüm/program koordinatörü, Erasmus+ ve diğer uluslararası değişim programlarını ilgili bölümde tanıtarak daha fazla sayıda öğrencinin bu programlara katılmasını destekler. Erasmus+ veya diğer uluslararası değişim programlarından yararlanmak isteyen öğrencilere üniversite ve ders seçimlerinde danışmanlık yapar. Uluslararası değişim programı sona eren ve yurt dışından dönen öğrencilerin hareketlilik döneminde aldıkları derslerin eşdeğerliklerinin belirlenmesi ile ilgili işlemleri yürütür. Hareketlilik döneminde alınan dersleri gösteren öğrenim anlaşmasını ve partner üniversitede alınan derslerin İEÜ’deki eşdeğerlerini gösteren ders denklik tablosunu imzalar. Erasmus+ ve diğer uluslararası değişim programları ile yurt dışından gelen öğrencilere ders seçimleri ve diğer akademik konularda danışmanlık yapar.

c. (Değişik 27.05.2019 364-B/2)Uluslararası Değişim Programları Seçim Komisyonu;  Rektör başkanlığında, Rektör yardımcısı ve Kurum Koordinatöründen oluşur. Erasmus+ ve diğer uluslararası değişim programları kapsamında başvuran öğrencinin/personelin kurallar çerçevesinde seçimini ve ilgili kurumlara yerleştirilme işlemini yapar. Türkiye Ulusal Ajansı tarafından Erasmus+ hareketlilik faaliyetleri için Üniversiteye tahsis edilen bütçenin kullanılması ve Erasmus+ hibe dağıtımıyla ilgili kararlar alır. Alınan kararlarla ilgili tutanakları imzalar.

d.Uluslararası İlişkiler Ofisi (UİO); (Değişik 27.05.2019 364-B/2) Rektörlük bünyesinde çalışır. Erasmus+ veya diğer uluslararası değişim programları çerçevesinde yurt dışında öğrenim görmek/staj yapmak üzere seçilen öğrenciler ile Erasmus+ ders verme/eğitim alma hareketliliğinden faydalanan akademik/idari personelin idari işlemlerini yürütür. Uluslararası değişim programlarının üniversite genelinde yürütülmesine ilişkin işlemlerden sorumludur. Erasmus+ ve diğer uluslararası değişim programlarının üniversite içerisinde tanıtımını yaparak, yararlanıcı adaylarını bilgilendirir. Akademik birimler tarafından anlaşma yapılması önerilen yurt dışındaki üniversiteler ve hali hazırda işbirliği yapılan üniversitelerle gerekli yazışmaları yapar. İhtiyaç duyulması durumunda Erasmus+ anlaşmalarının/genel akademik protokollerin güncellemelerini yaparak onay ve imza sürecini takip eder. Erasmus+ programının alt kategorisi olan “bireylerin öğrenme hareketliliği” faaliyetleri için Türkiye Ulusal Ajansı’na hibe başvurusunda bulunur. Programın yürütülmesi ve bütçenin kullanılmasına ilişkin Uluslararası Değişim Programları Seçim Komisyonu tarafından alınan kararları uygular. Türkiye Ulusal Ajansı ile gerekli yazışmaları yürütür. İlgili proje dönemine ait sözleşme süresince ve sonunda Avrupa Komisyonu ve Türkiye Ulusal Ajansı tarafından talep edilen ara rapor/nihai raporları hazırlar.

e.Rektör; (Değişik 27.05.2019 364-B/2) Uluslararası Değişim Programları Seçim komisyonu’na başkanlık eder. Türkiye Ulusal Ajansı’na yapılacak hibe başvurularına ilişkin formları, raporları, Erasmus+ anlaşmaları dışındaki genel akademik protokolleri imzalar. Kurum yasal temsilcilerinden biri olarak, Türkiye Ulusal Ajansı ile yapılan Erasmus+ hibe sözleşmelerini imzalar.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Erasmus+ ve Diğer Değişim Programları Kapsamında Yurt dışına Giden Öğrencilerin Başvuru Koşulları ve Değerlendirmeleri

Başvuru koşulları

MADDE 6 (1) (Değişik SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60) Erasmus+ öğrenim/staj hareketliliğine başvuracak öğrencilerde aranan koşullar, Türkiye Ulusal Ajansı tarafından ilgili sözleşme dönemine ait Uygulama El Kitabında yayınlanır. Belirtilen koşullar, İEÜ Uluslararası İlişkiler Ofisi tarafından ilan edilen hareketlilik başvuru kılavuzlarında duyurularak başvurular alınır.

a) (Mülga SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60)

b) (Mülga SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60)

c) (Mülga SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60)

ç) (Mülga SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60)

(2) (Mülga SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60)

(3) (Mülga SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60)

(4) (Değişik SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60)  (Değişik 27.05.2019 364-B/2) Kayıt donduran öğrenciler, kayıt dondurdukları dönemde öğrenim hareketliliği veya zorunlu stajlarını gerçekleştiremez. Kayıt dondurulan dönemde öğrenim veya staj hareketliliği başvurusu yapılabilir.

(5) (Değişik SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60) (Değişik 27.05.2019 364-B/2) Erasmus+ ve diğer uluslararası değişim programlarından yararlanmak isteyen öğrencilerin İngilizce dilbigisini gösteren ve İEÜ tarafından kabul edilen sınav sonuçlarından birine sahip olması gerekir. 1.sınıfa başlamadan önce İEÜ İYS’ye giren öğrenciler, bu sınav sonucunu başvuru için kullanabilir. İEÜ İYS puanını yükseltmek isteyen öğrenciler için yılda iki kez Yabancı Diller Yüksekokulu tarafından İYS düzenlenir. Öğrenciler bu yükseltme sınavlarının sonucunu da başvuru için kullanabilir. İEÜ İYS sonucunun dışında, sadece YÖK tarafından kabul edilen ve eşdeğerliği olan sınav sonuçları kabul edilir.

(6) Çift ana dal öğrencileri bir başvuru döneminde iki programdan biri için uluslararası değişim programlarına başvurabilirler. Bu öğrencilerin değerlendirmeleri, başvurdukları akademik program kapsamında yapılır.

(7) (Değişik 27.05.2019 364-B/2) Kurumlararası yatay geçiş yaparak İEÜ’ye gelen öğrencilerden İYS ya da YÖK eşdeğerliği kabul edilen diğer uluslararası sınav sonuçlarına sahip olmayanların Erasmus+ ve diğer uluslararası değişim programlarına başvurabilmesi için İYS sınavlarına girmesi zorunludur.

(8) Genel akademik protokoller kapsamında uluslararası değişim programından yararlanmak isteyen öğrenciler için ilgili protokolde belirtilen başvuru koşulları uygulanır.

(9) Bir öğrencinin aynı öğrenim kademesi içerisinde (önlisans, lisans, yüksek lisans veya doktora), varsa Hayatboyu Öğrenme Programı döneminde yapılan öğrenci hareketliliği süresi ile Erasmus+ döneminde yapılan öğrenci hareketliliği (öğrenim ve staj dahil) süreleri, toplamda 12 ayı geçemez. Hibe verilmese dahi aynı öğrenim kademesi içerisinde yapılan öğrenci hareketliliği faaliyetlerinin toplam süresinin 12 ayı geçmeyecek şekilde planlanması gerekir.

Başvuru işlemleri

MADDE 7 (1)  (Mülga SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60)

(2) Erasmus+ programlarına ilişkin duyurular ve başvuru rehberi, UİO internet sitesi ile üniversitenin ana sayfasında yayınlanır.

(3) (Değişik SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60) (Değişik 27.05.2019 364-B/2) Öğrenciler başvurularında Uluslararası Değişim Programları Seçim Komisyonu’nun belirleyeceği sayıda üniversite tercihinde bulunabilirler. Bu tercihler belirlenirken, öğrencilerin ilgili üniversitenin ders programı, derslerin yapısı ve içeriği, öğretim dili, derslerin AKTS kredileri veya üniversitenin kredi sistemi ve benzeri koşulları göz önüne almaları gerekir.

(4) (Değişik 27.05.2019 364-B/2) Erasmus+ programı başvurularının ve yerleştirmenin tamamlanmasının ardından boş kontenjan kalması ya da ek hibe bulunması durumunda, Uluslararası Değişim Programları Seçim Komisyonu boş kalan kontenjanlar için yeni bir başvuru ve değerlendirme takvimi belirleyebilir.

(5) Genel akademik protokoller kapsamında uluslararası değişim programından yararlanmak isteyen öğrenciler, UİO tarafından ilgili dönemde yapılan duyuruda belirtilen şekilde başvuru formlarını doldurarak istenilen belgeleri teslim ederler.

Başvuruların Değerlendirilmesi

MADDE 8-(1) (Değişik SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60) (Değişik 27.05.2019 364-B/2) Erasmus+ ve diğer uluslararası değişim programları başvuruları, ilgili sözleşme dönemi için belirlenen ve başvuru sürecinden önce açıklanan kriterler göz önüne alınarak değerlendirilir. Yerleştirmeler, UİO tarafından; öğrencilerin başvuru duyurusunda ilan edilen kriterlere göre aldıkları toplam puanları, tercih ettikleri üniversiteler, ilgili üniversitelerin değişim kontenjanları ve Üniversiteye tahsis edilen hibe miktarı göz önüne alınarak Uluslararası Değişim Programları Seçim Komisyonu’nun belirlediği ilkeler doğrultusunda yapılır. Uluslararası Değişim Programları Seçim Komisyonu’nun onayını takiben sonuçlar, UİO’nin internet sitesinde ve üniversitenin ana sayfasında ilan edilir.

Akademik Kurallar

MADDE 9-(1) Erasmus+ ve diğer uluslararası değişim programlarına katılacak olan öğrencilerin yurt dışındaki partner üniversitede alacakları dersler, ilgili bölüm/program koordinatörü tarafından kararlaştırılır.

(2) Kararlaştırılan ders programı, varsa Öğrenim Anlaşması veya benzer formlarda gösterilerek, ilgili bölüm/program koordinatörü tarafından imzalanır.

(3) Uluslararası değişim programları kapsamında alınacak derslerin İEÜ’deki karşılıklarını gösteren dersler, “Ders Denklik Tablosu”nda listelenir. Hazırlanan form; bölüm/program başkanı, bölüm/program koordinatörü, varsa 2. yabancı dil koordinatörü ve çift anadal/yandal koordinatörü tarafından imzalanarak diğer istenen belgelerle birlikte UİO’ne hareketlilik başlamadan önce teslim edilir.

(4) (Değişik 27.05.2019 364-B/2) Erasmus+ ve diğer uluslararası değişim programlarına katılacak olan öğrencilerin bir yarı yılda en az 30 AKTS kredisi alma yükümlülüğü bulunmaktadır. Yurt dışındaki partner üniversitenin akademik programına bağlı olarak, bir yarı yılda alınabilecek dersler toplam en çok 33 AKTS, en az 27 AKTS olabilir. Erasmus+ kapsamında partner üniversitede alınan toplam kredi sayısı ile öğrencinin İEÜ’de aldığı toplam kredi sayısı arasındaki fark en fazla %10 olabilir.

(4A) (Ek 27.05.2019 364-B/2)  Uluslararası değişim programları kapsamında öğrenim görülen üniversitede AKTS uygulanmaması durumunda, öğrenciler ilgili İEÜ bölüm koordinatörü tarafından uygun görülen sayıda yerel krediye partner üniversitede kayıtlanabilirler.

(5) (Değişik 27.05.2019 364-B/2) Lisansüstü programlarda öğrenim gören ve Erasmus+ veya diğer uluslararası değişim programlarından yararlanmak üzere seçilen öğrenciler, partner üniversiteye tez çalışmalarını yürütmek üzere ilgili Tez Danışmanı'nın önerisi, Anabilim Dalı Başkanlığı'nın uygun görüşü, ve Enstitü Yönetim Kurulu'nun onayıyla gidebilirler. Bu öğrencilerin, partner üniversitede kayıtlanacakları “Yükseklisans Tezi”, “Doktora Tezi” veya “Tez Çalışmaları” adı altındaki dersler için partner üniversiteden herhangi bir not transferi yapılmaz. İlgili hareketlilik döneminde partner üniversitede alınan bu dersler için “P-In Progress” notu kullanılır.

(6) (Mülga 27.05.2019 364-B/2)

(7) Öğrenci partner üniversitede ilgili dönemi tamamlamadan önce, ders programında yapılan tüm değişiklikleri bölüm/program koordinatörüne bildirip onay almak ve ders değişiklik formlarını doldurarak imza işlemlerini tamamlamakla yükümlüdür. Gerekli onayları tamamlamadan yapılacak ders değişikliklerinde, alınan yeni derslerin yurt dışından döndükten sonra tanınması garanti edilemez.

(8) (Değişik SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60)  (Değişik 27.05.2019 364-B/2) Akademik tanınma sürecinde temel alınacak belgeler Öğrenim Anlaşması, ders denklik tablosu ve yurtdışındaki üniversiteden gelen not çizelgesi (transkript)dir. İlgili akademik birimler gerekli görürlerse bunların dışında ek belge talep edebilirler.

(9) Öğrenci, hareketlilik dönemi sona erdikten sonra, akademik tanınma işlemlerinin gerçekleştirilmesi için gerekli olan belgeleri UİO’ne teslim ederek süreci takip etmekle yükümlüdür. Teslim edilen belgeler, UİO tarafından Öğrenci İşleri Müdürlüğü’ne not dönüştürme işlemleri için gönderilir. Son olarak, Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu/Enstitü kurul Kurul Kararı alınarak akademik tanınma işlemleri tamamlanır.

(10) Partner üniversitede alınan ancak başarısız olunan her ders başarılı oluncaya kadar İEÜ’de tekrar edilmek zorundadır. Yurtdışı üniversitelerde alınan ve başarısız olunan dersler, ders içeriklerinin bire bir olması durumunda İEÜ’de tekrar alınır. Başarısız olunan dersin İEÜ’de eşdeğerinin bulunmaması veya birebir aynı olmaması halinde onun yerine ilgili Bölüm/Program/Anabilim Dalı Başkanlığı tarafından belirlenecek yeni bir ders alınır.

(11) Erasmus+ ve diğer uluslararası değişim programları kapsamındaki üniversitelerde alınan derslere ait  transkriptler en geç takip eden dönemin derslerinin başlangıcından itibaren 5. haftanın sonuna kadar kabul edilir.

(12) Transkriptlerin yurtdışında öğrenim görülen üniversiteden 5. haftanın sonuna kadar gelmemesi halinde bu öğrencilerin takip eden döneme ait ders kayıtlarında,  önceki dönem sonunda oluşan Genel Not Ortalamaları(GNO) dikkate alınır.

(13) Yurt dışındaki partner üniversitelerde alınan derslerin notları İEÜ’de geçerli olan not sistemine çevrilir ve öğrencilerin transkriptine bu notlar işlenir. İşlenen bu notlar da öğrencinin genel not ortalamasına (GNO) dahil edilir.

(14) Yurt dışındaki partner üniversitelerde alınan dersler, orijinal ders adı, kodu ve kredisi ile İEÜ transkriptine işlenir ve buna göre Diploma Eki’nde gösterilir.

(15) (Mülga SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60)

(16) (Değişik 27.05.2019 364-B/2) Yurtdışındaki partner üniversitelerde alınan dersin İEÜ’de eşdeğeri/karşılığı olan dersin/derslerin ÇAP (Çift Ana Dal Programı) veya YDP (Yan Dal Programı)’nda yer alması halinde bu dersler, ders eşdeğerlik tablosunda belirtilir. Bu ders denklik tablosu, hem ilgili bölümün/programın Erasmus koordinatörü hem de ÇAP/YDP bölüm/program koordinatörü tarafından imzalanır. Bu dersler, ÇAP/YDP transkriptinde gösterilir. Diğerleri Ana Dal transkriptinde yer alır.

(17) (Mülga 27.05.2019 364-B/2)

(18) Yurt dışındaki üniversitelerde eğitim gören öğrencilerin, bu üniversitelerde aldıkları birden fazla modül derslerin üniversitemizde tek bir derse eşdeğer tutulması durumunda, ağırlıklı not ortalaması dikkate alınır.

(19) (Mülga  SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60)

(20) (Değişik 27.05.2019 364-B/2) Öğrencilerin öğrenim anlaşmalarında (Learning Agreement) yer aldığı halde kayıtlandığı dersi/dersleri bölüm/program Erasmus+ koordinatörlerinin onayını almadan bırakmaları vb. nedenlerle, transkriptlerinde yer almayan derslerin notları Üniversitemizde “FF” olarak kabul edilerek Üniversitemiz transkriptlerine bu şekilde işlenir. Bu uygulamada, eşdeğerlik tablolarında ve öğrenim protokollerinde daha fazla ders bulunan öğrenciler için, Genel Not Ortalamalarına göre ilgili dönemde Üniversitemizde alabilecekleri ders sayısı kadar ders dikkate alınır.

(21) Yurt dışındaki partner üniversitede alınan derslerden, İEÜ’de karşılığı bulunmayan dersler bölüm dışı/program dışı/fakülte dışı seçmeli derse sayılabilir.

(22) (Ek madde SK 10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60) Erasmus ve Diğer Uluslararası Değişim Programlarında alınan İkinci Yabancı Dil Ders Eşdeğerlikleri “İkinci Yabancı Dil Eğitim-Öğretim Ve Değerlendirme Esasları"çerçevesinde yapılır.

Gidilecek Üniversiteye Başvuru ve Kabul Süreci

MADDE 10-(1) Öğrencilerin seçim işlemleri tamamlandıktan sonra, seçilen öğrencilerin bilgileri yurt dışındaki partner üniversiteye UİO tarafından gönderilir.

(2) (Ek SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60)  Yükseköğretim kurumu, öğrencilerini ortaklarının başvuru süreçleri, eğitim dili ve gerekli dil becerisi hakkında bilgilendirir. Öğrencilerin başvurularının akabinde kabul alamamalarından yükseköğretim kurumu sorumlu tutulamaz.

(3) (Madde no değişik SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60) Belgelerin hazırlanmasında, UİO öğrenciye danışmanlık hizmeti verir. Ancak, partner üniversite tarafından istenen belgelerin hazırlanması öğrencinin sorumluluğundadır.

(4) (Değişik –Madde no değişik SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60) Seyahat, konaklama ve vize işlemlerinin takibi öğrencinin sorumluluğundadır. UİO öğrenciye vize işlemlerini kolaylaştırıcı dokümanları sağlar.

İzinli Sayılma ve Diğer İdari İşlemler

MADDE 11-(1) Öğrenciler yurt dışında öğrenim gördükleri süre boyunca İEÜ’de izinli kabul edilir ve bu süreleri İEÜ’deki yasal süreleri içinde sayılır.

(2) Erasmus+ ve diğer uluslararası değişim programları kapsamında yurt dışında öğrenim görmek üzere seçilen öğrencilerin listesi, ilgili akademik dönemde izinli sayılmaları için UİO tarafından akademik birimlere bildirilir. Alınan Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu/Enstitü kurul kararıyla öğrencilerin izinli sayılma işlemleri tamamlanır.

(3) Erasmus+ ve diğer uluslararası değişim programlarından güz döneminde yararlanan öğrenciler, hareketliliklerini bahar dönemine uzatarak değişim programına devam edebilirler. Bu durumdan yararlanmak isteyen öğrenciler, mevcut hareketlilik dönemleri bitmeden en geç 1 ay içerisinde hem İEÜ’ye hem de partner üniversiteye başvuruda bulunarak taleplerini ibraz ederler. Her iki üniversitenin de kabul etmesi durumunda, öğrenci hareketlilik faaliyetini bahar dönemine uzatabilir.

(4) (Değişik SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60)  Bir hibe sözleşmesi kapsamında seçilen ancak o sözleşme içerisinde faaliyetlerini gerçekleştirmeyen öğrenciler, “kazanılmış hak” gerekçesiyle bir sonraki hibe sözleşmesinin kapsamına alınamazlar.

(5) Erasmus+ programı kapsamında yurtdışında öğrenim gören öğrenciler bu döneme ait öğretim ücretlerini akademik takvimde belirtilen tarihlere göre İEÜ’ye öderler. Yurtdışındaki üniversiteye ayrıca öğretim ücreti ödemezler. Ancak barınma, ulaşım, kişisel harcamalar, beslenme, sağlık sigortası gibi tüm masraflar öğrencinin sorumluluğundadır.

(6) (Mülga SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60)

(7) (Mülga SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60)

(8) (Değişik SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60) Öğrenim hareketliliğin başlamasının ardından, mücbir sebepler dışında asgari süre tamamlanmadan öğrencilerin geri dönmesi halinde, faaliyet geçersiz sayılır ve hibe ödenmez. Bir olay ya da durum, mücbir sebep sayılmadan önce, UİO Türkiye Ulusal Ajansı ile iletişime geçer ve onay alır.

Sözleşme Süreci ve Hibelerin Ödenmesi

MADDE 12-(1) Erasmus+ Programı kapsamında bir üniversiteye hibeli ve hibesiz olarak yerleştirilen tüm öğrenciler ile İEÜ arasında, yurt dışına gitmeden önce bir hibe sözleşmesi imzalanır.

(2) (Değişik SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60)  Sözleşme imzalayabilmek için, öğrencilerin kendilerinden talep edilen tüm belgeleri UİO’ne sunmaları gerekmektedir.

(3) (Değişik SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60) Programdan hibeli olarak yararlanmaya hak kazanan öğrencilerin kayıt ve vize işlemlerini tamamlamalarının ardından kendileri ile hibe sözleşmesi imzalanır. İmzalanan hibe sözleşmesinde belirtilen şartlar altında, öğrencinin alması öngörülen hibenin %70’i UİO’ne verecekleri Avro hesap numarasına ilk taksit olarak aktarılır. Hareketliliğin tamamlanmasını ve öğrencinin UİO’ne belgelerini teslim etmesini takiben toplam hibe hesaplamaları katılım sertifikasında belirtilen tarihlere ve başarı durumuna göre yapılır.

(4) (Değişik SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60)  Yararlanıcılara ödenecek hibeler, ilgili sözleşme dönemi için yayınlanan Uygulama El Kitabında belirtilen hibe hesaplama ve dağıtım ilkeleri doğrultusunda UİO tarafından belirlenir.

(5) Hibesiz olarak programdan yararlanacak olan öğrencilere herhangi bir hibe ödemesi yapılmaz.

(6) Mücbir sebepler dışında asgari süre tamamlanmadan öğrencilerin Erasmus+ faaliyetlerini sonlandırarak geri dönmesi halinde, faaliyet geçersiz sayılır ve hibe ödenmez. Ödenen hibelerin iadesi talep edilir.

(7) (Değişik SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60) (Değişik 27.05.2019 364-B/2) Erasmus+ programı kapsamında partner üniversitede aldıkları derslerin toplam kredisinin 2/3’ünden başarılı olmayan öğrencilerin, kalan hibe ödemeleri yapılmaz. Son hesaplamalara göre, iade edilmesi gereken tutar varsa öğrenciden geri ödemesi talep edilir.

(8) Yararlanıcılardan, faaliyete katılmak üzere kendilerine hibe ödemesi yapılmış olanların bu faaliyeti gerçekleştirmemeleri ve tahakkuk eden hibeyi İEÜ’ye iade etmemeleri halinde, kendileriyle imzalanmış sözleşme hükümleri ve diğer ilgili mevzuat uyarınca yasal takip başlatılır.

(9) Öğrencilerin, Erasmus+ öğrenim hareketliliğinden hibe almadan da yararlanması mümkündür. Hibesiz olarak programdan yararlanan öğrenciler, hibeli olarak programdan yararlanan öğrenciler ile aynı hak ve yükümlülüklere sahiptir.

(10) Erasmus+ programı dışındaki diğer uluslararası değişim programlarından yararlanan öğrencilere herhangi bir hibe ödemesi yapılmaz. Bu öğrencilerin tabi olduğu finansal destek ve mali koşullar, partner üniversite ile imzalanan genel akademik protokol çerçevesinde belirlenir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Erasmus+ ve Diğer Değişim Programları Kapsamında Yurt dışından Gelen Öğrencilerle İlgili İşlemler

Başvuru/Kayıt İşlemleri ve Diğer İdari İşlemler

MADDE 13-(1) Erasmus+ ve diğer uluslararası değişim programları kapsamında, partner üniversite tarafından seçilerek İEÜ’de öğrenim görmeye hak kazanan öğrenciler, kendilerine gönderilen rehberdeki başvuru aşamalarını dikkate alıp gerekli belgeleri hazırlayarak internet üzerinden başvuru işlemlerini son başvuru tarihine kadar tamamlarlar.

(2) Başvuru formunu tamamlayarak belgelerini eksiksiz bir şekilde sisteme yükleyen öğrenciler için UİO tarafından bir kabul mektubu hazırlanır ve partner üniversiteye/gelen öğrenciye gönderilir.

(3) Kesin kayıt işlemlerinin tamamlanması, öğrenci kimlik kartlarının hazırlanması, ders kaydı için kullanılacak e-posta adresi ve şifrenin verilmesi işlemlerinin başlatılması Öğrenci İşleri Müdürlüğü’nün sorumluluğundadır.

(4) UİO, Erasmus+ ve diğer değişim programları kapsamında gelen öğrencileri akademik ve idari süreçler hakkında bilgilendirmek ve danışmanlık yapmakla yükümlüdür.

(5) Gelen öğrenci, İEÜ’deki hareketlilik faaliyeti süresince alacağı dersleri, İEÜ internet sitesinde yer alan AKTS Kataloğu’ndan yararlanarak seçer ve öğrenim anlaşmasını buna göre doldurur. Hem partner üniversitedeki bölüm/program koordinatörü hem de İEÜ’deki bölüm/program koordinatörü tarafından imzalanan öğrenim anlaşmasına göre öğrencinin ders kaydı Öğrenci İşleri Müdürlüğü tarafından yapılır.

(6) Gelen öğrencinin seçtiği derslerin açılmaması veya haftalık ders programı çakışması durumunda, öğrenci bölüm/program koordinatörü onayıyla derslerinde değişiklik yapabilir.

(7) Erasmus+ bölüm/program koordinatörleri Erasmus+ ve diğer değişim programları kapsamında gelen öğrencilerin ders seçimlerinde yardımcı olurlar ve öğrencilerin öğrenim anlaşmalarını imzalarlar.

(8) Öğrenciler için her yarı yıl başında UİO tarafından bir oryantasyon programı düzenlenerek idari ve akademik süreçler hakkında öğrencilere bilgi verilir.

(9) (Değişik SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60) (Değişik 27.05.2019 364-B/2) İEÜ’de uluslararası değişim programlarını tamamlayan öğrenciler, ülkelerine dönmeden önce yurt, kütüphane, bilgi işlem vb. diğer idari birimlerden ilişiklerini keser. Değişim programı sona eren öğrencilerin İEÜ öğrenci bilgi sistemi üzerindeki kayıtları kapatılır. Transkriptleri 4 hafta içerisinde UİO tarafından partner üniversiteye gönderilir.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Erasmus+ Staj Hareketliliği ile İlgili İşlemler

 Başvuru, Tanınma ve Diğer İdari İşlemler

MADDE 14-(1) Erasmus+ Staj Hareketliliğinden yararlanmak isteyen öğrenciler, bu yönergenin 6.maddesinde belirtilen başvuru koşullarını yerine getirmek zorundadır.

(2) Öğrenciler, Erasmus+ kapsamında staj yapacakları işletmeyi/kurumu kendileri belirleyerek iletişimi sağlamakla yükümlüdürler.

(3) Öğrenciler, staj yapacakları işletme/kurumdan en az 2 ay staj yapacaklarını gösteren imzalı kabul mektubu almadan, Erasmus+ staj hareketliliği başvurusunda bulunamazlar.

(4) (Değişik SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60)  Son sınıf öğrencileri, öğrenci statüsünde iken Erasmus+ staj hareketliliği için başvurabilir. Staj faaliyetinin mezuniyet tarihinden itibaren ilgili sözleşme dönemine ait Uygulama El Kitabı’nda belirtilen süre içerisinde tamamlanması gerekir.

(5) Öğrenciler, başvuru yapmadan önce, staj yapacakları işletme/kurum ile stajın konusu, kapsamı ve benzeri konularda ilgili bölümün/programın staj komisyonundan onay alır. Staj komisyonu tarafından onaylanmayan başvurular kabul edilmez.

(6) (Değişik SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60)  Başvurular, başvuru sürecinden önce açıklanan ve ilgili sözleşme dönemi için belirlenen ölçütler göz önüne alınarak yapılır.

(7) Erasmus+ staj hareketliliği başvurularına ilişkin hibe dağıtım kontenjanları, Erasmus+ Seçim Komisyonu tarafından belirlenerek başvuru duyurusunda ilan edilir.

(8) (Değişik SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60) Staj hareketliliğinin başlamasının ardından, mücbir sebepler dışında asgari süre tamamlanmadan öğrencilerin geri dönmesi halinde, faaliyet geçersiz sayılır ve hibe ödenmez. Bir olay ya da durum, mücbir sebep sayılmadan önce, UİO Türkiye Ulusal Ajansı ile iletişime geçer ve onay alır.

(9) Erasmus+ staj hareketliliğinden yararlanacak olan öğrencilerin sözleşme süreci ve hibelerinin ödenmesine ilişkin hükümler bu yönergenin 12. Maddesinde belirtilmektedir.

(10) Stajlarını tamamlayıp dönen öğrenciler gerekli belgeleri, staj bitiminden itibaren en geç 1 ay içerisinde UİO’ne teslim etmekle yükümlüdür.

(11) Erasmus+ stajından yararlanan öğrenciler, bu stajı akademik programlarında zorunlu olarak yer alan staja saydırabilirler. Erasmus+ stajını zorunlu staja saydırmak için yapılması gereken işlemlerin takibi öğrencinin sorumluluğundadır. UİO, bununla ilgili herhangi bir işlem yürütmez.

(12) (Değişik 27.05.2019 364-B/2)Erasmus+ stajından yararlanan öğrencilerin staj faaliyetlerinin akademik olarak tanınması için staj süresi boyunca her haftaya 1 AKTS kredisi verilir. Erasmus+ stajı öğrencinin diploma ekinde buna göre gösterilir.

ALTINCI BÖLÜM

Erasmus+ Personel Hareketliliği ile İlgili İşlemler

Erasmus+ Ders Verme ve Eğitim Alma Hareketliliği

MADDE 15-(1) Erasmus+ ders verme ve eğitim alma hareketliliğinden yararlanmak için İEÜ’de tam zamanlı öğretim elemanı/idari personel olunması gerekir.

(2) Yarı zamanlı/ders saat ücretli öğretim elamanlarının başvuru yapması durumunda, kontenjan ve hibe önceliği tam zamanlı öğretim elemanına verilir. Hibenin yeterli olması durumunda ancak yarı zamanlı öğretim elamanlarının başvuruları değerlendirilebilir.

(3) Erasmus+ ders verme hareketliliğinin gerçekleştirilebilmesi için yurt dışında yükseköğretim kurumu ile İEÜ arasında Erasmus+ anlaşmasının olması gerekir.

(4) Erasmus+ personel eğitim alma hareketliliği, eğer bir yükseköğretim kurumunda gerçekleştirilecekse yurt dışında yükseköğretim kurumu ile İEÜ arasında Erasmus+ anlaşmasının olması gerekir. Eğitim alma hareketliliğinin bir işletmede gerçekleştirilmesi durumunda iki kurum arasında anlaşma olmasına gerek yoktur.

(5) (Değişik SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60) (Değişik 27.05.2019 364-B/2) Başvurular, başvuru sürecinden önce açıklanan ve ilgili sözleşme dönemi için belirlenen başvuru koşulları dikkate alınarak Uluslararası Değişim Programları Seçim Komisyonu’nun belirlediği kontenjan ve hibe dağılımı çerçevesinde UİO’ne yapılır. Başvurular, Senato tarafından belirlenen "değerlendirme ölçütleri" dikkate alınarak değerlendirilir ve hibe almaya hak kazananlar belirlenir.

(6) (Değişik SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60) Yararlanıcıların, ilgili sözleşme dönemi için belirlenen minimum hareketlilik sürelerini tamamlamaları gerekir.

(7) Programdan yararlanacak olan personelle, hareketlilik faaliyeti başlamadan önce bir hibe sözleşmesi imzalanır. Sözleşmede belirtilen koşullara göre, gerekli belgelerin UİO’ne teslim edilmesinin ardından hibe ödemeleri gerçekleştirilir.

(8) (Değişik SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60) Hibeler ilgili sözleşme dönemi için belirlenen ve duyurulan şekilde ödenir.

(9) (Değişik 27.05.2019 364-B/2) Uluslararası Değişim Programları Seçim Komisyonu, hareketlilik faaliyetlerinden daha fazla sayıda personelin yararlanabilmesi için hibe ödenecek sürenin azaltılması yönünde karar alma yetkisine sahiptir.

MADDE 15/A: (1) (Ek madde SK10.11.2021 452- A/7- MH 29.11.2021/60) Bu usul ve esaslarda İzmir Ekonomi Üniversitesi Senatosu kararıyla değişiklik yapılabilir.

YEDİNCİ BÖLÜM

Yürürlük ve Yürütme

Yürütme

MADDE 16- (1) Bu yönerge hükümlerini Rektör yürütür

Yürürlük

MADDE 17-(1) Bu yönerge Mütevelli Heyet tarafından kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.

Bu yönerge 29.11.2017 tarihli ve A/4 sayılı Senato kararı ve 05.12.2017 tarihli 37 sayılı Mütevelli Heyet kararı ile yürürlüğe girmiştir.